(4)ו. ארגון סדנאות, ימי עיון או כנסים
אחת הדרכים היעילות לוודא שתציגו בסדנא, יום עיון או כנס, היא לארגן אותם בעצמכם. מדובר בדרך כלל בעבודה רבה, אולם הניסיון הנצבר יסייע לכם בעתיד וגם יאותת למעסיקים פוטנציאלים שחלק קשה זה מהעבודה האקדמית אינו זר לכם. לארגון אירוע אקדמי כזה מספר שלבים עיקריים המוצגים להלן בקווים כללים:
1. החלטה על קונספט (יום עיון, סדנא, כנס, כנס דוקטורנטים)
2. בדיקת אפשרויות מימון והתעניינות קהל: פנייה לגורמים מממנים אפשריים כגון מרצים, מחלקות ומכונים, ושליחת קול קורא להצעות. בשלב זה רצוי לעצב כרזת קול קורא, לשלוח אותה בתפוצה גדולה, להדפיס ולשלוח למחלקות הרלבנטיות בארץ ולהדביקה במקומות נוספים כגון ספריות ראשיות, מכונים מחקר ומרכזי מחקר
3. בדיקת התוצאות (יש צורך להשיג תקציב מינימאלי של 1000-1500 ₪ ואולם ובנוסף, יש צורך בחצי תריסר הצעות לדיוןאו הרצאות לכל הפחות).
4. אם ממשיכים הלאה: יש למיין את ההצעות ולהחליט מי ירצה באירוע (חלוקה למושבים, מציאת יו"רים למושבים, על פי נוחות המרצים, שליחת שלילות מנומסות למסורבים), לארגן את האולם (תיאום פתיחתו, כיסאות רזרביים ומכשור נדרש), לעצב, להדפיס ולהפיץ הזמנות ולוח הרצאות ולדאוג לציוד היקפי (הציוד המינימלי כולל שולחנות ומפות לכיבוד, מיחם ושקע חשמל עבורו, וכמובן הכיבוד עצמו) ולסידורים טכניים היקפיים (אישור כניסת רכבים לקמפוס, קופונים לאוכל עבור המרצים והיו"רים, מתנות למרצים).
5. חשוב להשקיע בפרסום מפולח של האירוע, ובמידת האפשר אף בפנייה אישית, או לפחות סקטוריאלית לסוגי קהל שעשויים להתעניין בו. אם למשל האירוע עוסק בפרשנות המקרא בספרות הפרואנית יש לנסח הזמנות דוא"ל או מכתבים שונים לחוקרים וסטודנטים למקרא, לחקר הדתה וחילון, לספרות כללית והשוואית ולעוסקים בלימודי אמריקה הלטינית. למכתבים אלו יש לצרף כמובן את ההזמנה הסטנדרטית לאירוע.
6. ביום האירוע יש להעביר ציוד טכני לאולם ולבודקו לפני השימוש, לפתוח שולחנות, לקנות כיבוד וכלים חד פעמיים ולהתפלל שהכל יעבור בשלום.
7. לאחר האירוע ראוי לשלוח תודות לכל העוסקים במלאכה ולכל המרצים.
לארגון של אירוע אקדמי שני מימדים עיקריים – מחד גיסא, מדובר באירוע לכל דבר, כמו חתונה או בר מצווה, שיש להכין את הצד הגשמי שלו – החל מהזמנות וכלה בכיבוד – בקפידה. מאידך גיסא, גם הצד התוכני חשוב ואסור להעדיף עליו את הצורה.
· מבחינה תוכנית, אפשר לארגן סדנא שבה מרצה ומגיב שלאחריהם מרצה ומגיבה נוספות (הרצאה של סטודנט ותגובה של חוקר). אפשרות אחרת היא מושב שבו או שתיים שלוש הרצאות שנושאיהם דומים ושלכולן מגיב אחד או מגיבה אחת (תפקיד שעלול להתגלות כקשה). אפשרות שלישית היא לארגן דיון פתוח, או פתוח למחצה, סביב למאמר שנקרא מראש על ידי כלל המשתתפים
· בסדנא רצוי להתקדם באופן הגיוני מנושא לנושא [למשל באופן כרונולוגי או על פי סקלה ידועה אחרת הקשורה לנושא – התקדמות מנושאים אונטולוגיים לנושאים מוסריים או פוליטיים בסדנא על קאנט, התקדמות מימי הביניים המוקדמים ועד לרנסאנס בכנס על אומנות באירופה בימי הביניים]
· בניגוד לסדנא או יום עיון, כנס מורכב ממושב או מספר מושבים שבהם שתיים, שלוש הרצאות קצרות שלאחריהן דיון עם הקהל. יום עיון מקובל לפתוח במיני-הרצאה או לפחות בברכות. גם הרצאה פרוגרמטית [שמכוונת את יום העיון] או הרצאת מפתח שמסכמת אותו, מקובלות. בקשו מנותני החסות לברך או להציע מרצה לסיכום האירוע
· ניתן כמובן גם לשלב צורות יסוד אלו, כמו למשל שתיים או שלוש הרצאות שדנות בפנים שונים של אותו נושא במסגרת סדנא סגורה ואז הרצאה כללית יותר הפתוחה לקהל הרחב
· מבחינה צורנית, מדובר בעיקר, כמו בחתונות ובר מצוות, בשיקולי תקציב. תקציב זה משמש בעיקר לתנאים הפיסיים שבהם נערך הכנס (אולם, אבזור מיוחד, כיבוד) ולפרסומו (עיצוב הזמנות, הפצת הזמנות ופרסומים בעיתונות, בד"כ בעיתון הארץ). מקצת המרצים גם גובים תשלום עבור הרצאתם. בכנסים אקדמיים בדרך כלל ההרצאה אינה ניתנת בתשלום, כיוון שרוב המרצים מעוניינים מאוד להפיץ את רעיונותיהם, אך אם יש קושי להגיע למקום האירוע, ייתכן שיצפו מכם להחזיר את הכסף עבור הנסיעה (במונית) הלוך וחזור
· כיוון שיש צורך בכסף ובקהל כדי לקיים כנס, כדאי להציע שיתופי פעולה למרכזים אוניברסיטאיים ופריפריאליים לאקדמיה. מרכזים שיביעו עניין יכולים להציע, כסף, שווה כסף, וכמו כן לספק קהל המחויב להגעה ["קהל שבוי"] – סטודנטים וחוקרים המשתייכים לאותו מרכז
· שווה כסף שניתן לבקש עשוי לכלול:
o אולם לכנס והכנתו
o כיבוד
o עיצוב הזמנה ופוסטר
o הדפסת הזמנות ופוסטרים
o פרסום אלקטרוני ופרסום בדפוס
o עזרה משרדית (עבודה מול גרפיקאי, הזמנת הפוסטר והפצתו וכו')
o מימון נסיעות למרצים
o מימון סעודות למרצים
· כדי שההצעה לשיתוף פעולה תקסום לעיני הגוף המשותף, שברוב המקרים בארץ אינו משופע בכסף, אפשר להציע לו לקבוע ביחד תכנים, אולם רעיון זה מסוכן, כי הכנס עלול להישמט מידכם, ולהפוך לכנס של אותו המרכז
· אחת השיטות לנהל משא ומתן עם המרכז היא להציע תקציב ואז להראות למרכז את החלק שהייתם שמחים לקבל ממנו. שיטה נוספת, אותה ניתן לשלב, היא לפנות לכמה מרכזים וכך להשיג חלקי מימון מבלי שמרכז אחד יהיה מזוהה בלעדית עם הכנס, וכך למעשה, לשמור על ניהולו
